4 مرحله ی اصلی سیستم سازی کسب و کار

وقتی فردی کسب و کاری راه اندازی می کند، کم کم تیم خود را از افراد مورد اعتماد تشکیل می دهد تا همگی با اشتیاق کافی برای تحقق اهداف تلاش کنند. در بعضی مواقع وقتی مدیر کسب و کار در کنار کارمندان باشد، کارها به موقع و با نظم و ترتیب مشخص شده، انجام می شوند ولی وقتی مدیر حضور نداشته باشد، کارها مانند قبل انجام نمی شوند و در چنین موقعیتی کارمندان مسبب بروز این اتفاقات نیستند و مشکل این است که کسب و کار سیستم سازی نشده است. ۴ مرحله اصلی سیستم سازی کسب و کار را در این مقاله بررسی می کنیم.

سیستم سازی کسب و کار سبب می شود که کارها مطابق با فرآیندهای مستند شده انجام شوند و کارمندان بدانند که دقیقا در هر زمانی، چه کاری را انجام دهند. در این مقاله ما به معرفی ۴ مرحله اصلی سیستم سازی کسب و کار می پردازیم تا شما  بیش از پیش با آن آشنا شوید پس تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

مرحله اول: کار کردن

باید از ۴ مرحله اصلی عبور کنیم تا به سیستم سازی کسب و کار دست یابیم و اولین مرحله در مدیریت کسب و کار، کار کردن است. وقتی یک مدیر تازه کار به تنهایی کسب و کار مورد علاقه خود را راه اندازی می کند، در ابتدای کار مجبور است که همه ی کارها را خودش انجام دهد. این کارها شامل کارهای تخصصی تا حسابرسی های مالی، نظافت محل کار و سایر موارد می شود و مدیر با کوهی از کارها مواجه شده و ممکن است کارها برایش سخت و دشوار شود اما این بازه زمانی دشوار اگر با صبر و استمرار همراه باشد، قابل عبور کردن است.

مرحله دوم: تصمیم گیری

در این مرحله از کسب و کار، مدیر از مرحله کار کردن عبور کرده و تنها به کار مدیریت مشغول است و اگر کارمندان اصلی سوالی داشته باشند، از مدیر می پرسند. در واقع می توان اینطور گفت که در این مرحله، کارها توسط کارمندان انجام می شود ولی تصمیم گیری ها توسط مدیر انجام می گیرد. در این مرحله از کسب و کار، مشکلات بیشتر می شود زیرا مدیر یا صاحب کسب و کار تبدیل به یک قهرمان کسب و کار  یا اصطلاحا مشکل گشا در کسب و کار خودش می شود.

متاسفانه در اکثر کسب و کارهای ایرانی، حدود ۹۰ درصد مدیران در همین مرحله از ۴ مرحله اصلی سیستم سازی کسب و کار باقی می مانند و جلوتر نمی روند، چون یک حس قدرت و ارضای درونی در آنها ایجاد می شود و تصور می کنند که هرچه بیشتر نقش یک قهرمان را در کسب و کارشان داشته باشند، تسلط بیشتری به امور خواهند داشت اما این سطح از مدیریت کسب و کار از جمله ضعیف ترین سطوح مدیریت است و در بیشتر مواقع کسب و کار رشدی نداشته و به شدت بحران زا خواهد بود.

مرحله سوم: واگذاری تصمیم گیری

سومین مرحله برای رسیدن به سیستم سازی کسب و کار، واگذاری تصمیم گیری ها است. در این مرحله شما به عنوان مدیر کسب و کار، علاوه بر اینکه تمامی کارها را به کارمندان مشخص شده می سپارید، با گذراندن مراحل مشخص و اصولی، تصمیم گیری ها را نیز واگذار می نمایید.

مرحله چهارم: سیستم سازی

در مرحله چهارم شما به مرحله اصلی یعنی سیستم سازی می رسید‌. سیستم سازی کسب و کار در واقع تمام کارهایی است که به منظور خودکار سازی کسب و کار انجام می شود تا با نظارت و دخالت کمتری از سوی مدیر، کارها به بهترین نحو انجام گیرد. در این مرحله کارمندها و یا مدیر، تعیین کننده مسیر رشد کسب و کار نیستند و این فرآیندها هستند که مشخص کننده تمام مسیر رشد یک کسب و کار می باشند.

اگر بخواهیم کمی روشن تر به این موضوع بپردازیم می توان گفت که شما یعنی مدیر کسب و کار، فرآیندها و پروژه ها را طراحی و تعریف می کنید و به کارمندانتان نحوه پیاده سازی فرآیندها را آموزش می دهید و کارمندان شما طبق فرآیندهای تعیین شده، وظایف خود را انجام می دهند. این فرآیندها و گزارش های حاصل از اجرای آنها، به عنوان شاخص سنجش عملکرد کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد.

پسا سیستم سازی کسب و کار چیست

بسیاری از مدیران گمان می کنند که پس از پشت سر گذاشتن ۴ مرحله اصلی سیستم سازی کسب و کار دیگر همه چیز به پایان رسیده زیرا به سیستم سازی رسیده و آن را انجام داده اند اما این نکته را باید به خاطر داشت که مدیر سیستم ساز بعد از تمام شدن مراحل سیستم سازی، وارد مرحله ی پسا سیستم سازی می شود و بایستی یک سری امور را هم در این برهه ی زمانی انجام دهد.

بهبود سیستم کسب و کار چگونه انجام می شود

یک کسب و کار هر چقدر هم که به طور اصولی سیستمی شده باشد، باز هم با گذر زمان نیاز به بهبود دارد. اشکالات کار باید در حین سیستمی شدن مشخص گردد تا در زمان مناسب بهبود داده شود. تا زمانی که سیستمی پیاده سازی نشود، بهبودی در کسب و کار حاصل نمی گردد پس می توان گفت که بهبود سیستم کسب و کار از ملزومات اولیه در پسا سیستم سازی می باشد.

توسعه کسب و کار

همانطور که در قسمت های قبلی هم اشاره کردیم، با سیستم سازی کسب و کار، فرآیندهای کاری در زمان مناسب انجام شده و نتایج خوبی حاصل می گردد و مهم ترین دلیل سیستمی کردن یک کسب و کار این است که فرصت و پتانسیلی برای توسعه ایجاد گردد. بنابراین دومین قدم بعد از سیستمی کردن کسب و کار، شروع توسعه است که با طراحی استراتژی توسعه این امکان فراهم می شود.

اهرم سازی در کسب و کار چیست

یکی از موارد مهمی که در حین و پس از طی کردن ۴ مرحله اصلی سیستم سازی کسب و کار باید به آن توجه نمود، خریدن زمان و انرژی است. مدیران هوشمند همیشه پول را قربانی زمان و انرژی می کنند و این دو کالای ارزشمند را با پول خریداری می نمایند، به این کار اهرم سازی می گویند. اهرم سازی در کسب و کار بسیار با اهمیت است و باید به درستی انجام گیرد تا نتایج خوب و باارزشی را رقم بزند.